„Ich will einfach, dass es läuft.“ – Wie SACCIA euren Praxis-Flow rettet

Ansagen machen, Aufgaben verteilen – klingt so einfach. Doch oft hakt es daran, so erlebe ich es häufig in meinen Beratungen.

Das Team ist eingespielt, keiner ruht sich aus, alle geben Gas. Eigentlich läuft’s gut.
Und trotzdem passiert’s: Ein Termin wird falsch verstanden, eine Info bleibt irgendwo zwischen Assistenz, Labor und Rezeption hängen, und am Ende gibt es Ratlosigkeit, Doppelarbeit und oft auch Frust.

Das passiert nicht mit Absicht, sondern nur solange Kommunikation unbewusst geschieht – weil „Verstanden werden“ eben kein Selbstläufer ist.

SACCIA – was das ist und warum’s hilft

SACCIA – ist ein Modell für mehr Patientensicherheit aus dem Klinikalltag. Klingt erstmal sperrig, ist aber im Alltag Gold wert: Es bündelt fünf Stellschrauben, an denen die Verständigung im Miteinander oft kippt und macht daraus einfache Handgriffe für mehr Sicherheit, Qualität und Ruhe im Team. Es wurde entwickelt, damit Menschen sich wirklich verstehen.
Und das Gute: Es passt auch perfekt in jede Zahnarztpraxis.

Diese fünf einfachen Dinge, machen den Unterschied:

• S – Sag genug: So viel sagen, dass alle dasselbe Bild im Kopf haben – nicht nur ’ne Ecke vom Puzzle.
• A – Abgleichen: Kurz spiegeln: Wer macht was bis wann?
• C – Klartext: Kein Rumgeeier. Klare Worte, klare Zeiten, klare Zuständigkeiten.
• C – Kontext: Die richtige Info, zur richtigen Zeit, über den richtigen Kanal.
• I – Ich pass mich an: Menschen-gerecht reden. Was bei der „alten Häsin“ klappt, funktioniert bei der Azubine nicht automatisch.

Kurz gesagt: SACCIA ist das praktische Geländer, dass den Absprachen im stressigen Praxisalltag die Sicherheit gibt. Es bringt Struktur rein – ohne zusätzlichen Zeitaufwand.

Dazu eine kleine Geschichte, wie sie jeder sicher kennt …

Neulich war ich selbst mal wieder Patientin. Ein Nachsorge-Termin nach einer OP.
Ich sitze im Wartezimmer, ganz entspannt. Dann holt mich eine Mitarbeiterin ab:
„Wir machen heute auch gleich noch die Krebsvorsorge mit.“

Okay, kein Thema, denke ich. Nur – keiner sagt mir richtig, was jetzt passiert.
Mein gewünschtes Rezept wird anschließend vergessen, Infos fehlen an der Rezeption und am Ende steh ich da und frag mich: „War das jetzt alles? Und wie geht’s weiter?“

Am nächsten Tag ruf ich nochmal in der Praxis an, weil ich nun doch unsicher bin. Warteschleife am Telefon: Zeit weg, Nerven blank, Stimmung angespannt. Alles Dinge, die man leicht vermeiden könnte.

Dasselbe Szenario – nur diesmal mit SACCIA

S – Sag genug:
Die Rezeption begrüßt mich: „Moin Frau Schiebold, heute ist Ihre OP-Nachsorge und Krebsvorsorge. Erst nimmt sie meine Kollegin ins Labor, dann gehen sie zur Ärztin. Das dauert etwa 25 Minuten.“

A – Abgleichen:
Die Ärztin sagt: „Lara, bereiten sie bitte das Rezept für XY vor.“
Lara nickt: „Rezept XY – mach ich fertig, liegt gleich an der Rezeption.“
Zehn Sekunden, kein Rätselraten.

C – Klartext:
Zur Patientin:
„Wir machen zuerst den Abstrich, dann die Nachsorge. Das Rezept liegt anschließend an der Rezeption. Wir melden uns nur, wenn etwas auffällig ist.“

C – Kontext:
Ein kurzes Mini-Briefing für die Kollegin in der Assistenz:
„Frau Schiebold geht gleich ins Labor und zur Nachsorge. Rezept XY liegt danach hier bereit“. Keine langen Besprechungen, kein Extra-Meeting. Nur ein kurzer Moment, in dem alle dasselbe Bild im Kopf haben.

I – Ich pass mich an:
Am Ende des Termins nur kurz zu mir rüberschauen und sagen:
„Alles erledigt, Frau Schiebold. Ihr Rezept liegt hier und wir melden uns nur bei ihnen, wenn etwas auffällig ist“ Mit der Mini-Rückfrage: „Nur damit ich sicher bin – haben sie alle Infos, die sie brauchen?“ werden gleich noch offene Fragen bei der Patientin abgeholt.  

Zack. Zehn Sekunden, und beide Seiten wissen, was Sache ist.
Ich gehe ruhig raus – und niemand muss mir später am Telefon nochmal erklären, was gemeint war.

Ergebnis:
Keine Unklarheiten, kein unnötiges Nachfragen, kein Rückruf, kein Stress.
Nur ein klarer Ablauf, ruhige Stimmung – und bei allen zufriedene Gesichter.

Warum das Ganze so viel ausmacht

Als Zahnärztin übernimmst du die Führung und bestimmst den Rahmen. Wenn du willst, dass dein Team dich versteht, und auch der Patient sich verstanden fühlt, musst du die alltägliche Kommunikation so ernst nehmen und klar gestalten wie Hygiene oder Abrechnung.

SACCIA ist dabei kein Zauberwort. Es ist ein Handwerkszeug von vielen und sorgt für Orientierung, bringt Ruhe in den Alltag, Sicherheit in die Abläufe und Verständnis in den Köpfen. Nicht perfekt, aber deutlich entspannter, damit Missverständnisse gar nicht erst entstehen.

Wenn du die Abläufe und deine Kommunikation klar gestalten möchtest, dann komm in die neue Runde der QMB Führungswerkstatt im Januar. Mit Andrea Knauber und mir lernst du, wie du dein QM lebendig gestalten kannst und gleichzeitig für Orientierung im Team sorgst.