Jede Zahnarztpraxis wünscht sich ein starkes, leistungsfähiges Team. Doch immer wieder erlebe ich dasselbe Problem: Hochmotivierte MitarbeiterInnen übernehmen voller Energie eine neue Aufgabe – und sind wenige Monate später frustriert. Nicht etwa wegen der Arbeit selbst, sondern wegen einer fehlenden oder chaotischen Einarbeitung.
Die Folge? Unsicherheit, Hilflosigkeit und Überforderung und oft der Wunsch, die Position zu wechseln oder als letzten Ausweg sogar zu kündigen
Der Moment der Überforderung
Sie saß vor mir, Tränen in den Augen. „Ich kann nicht mehr.“
Der Grund? Vor einigen Monaten musste sie von jetzt auf gleich von einer schwangeren Kollegin die Abrechnung übernehmen. Statt eine Einarbeitung in diese verantwortungsvolle Aufgabe zu bekommen, wurde sie ins kalte Wasser geworfen. Jeden Tag musste sie sich alles selbst zusammenreimen. Da waren Fehler und Frust schnell vorprogrammiert.
Mit jedem neuen Fehler wuchs die Überforderung. Auch die finanziellen Auswirkungen wurden deutlich sichtbar. Statt jetzt von Seiten der Praxisleitung sofort Hilfe anzubieten, hieß es nur, wenn Fehler passierten: „Das hättest du doch wissen müssen.“ Das verstärkte den Druck zusätzlich.
Aus der vollen Motivation zum Start und der Bereitschaft sich einzuarbeiten, waren dauernde Magenschmerzen und sichtbare Tränen geworden.
Warum Delegieren mehr ist als „mach mal“
Viele Zahnarztpraxen haben keine klare Einarbeitungsstruktur in ihrem Qualitätsmanagement. Mitarbeiterinnen bekommen mit der Aufgaben-Delegation zwar ein paar Infos, vielleicht noch eine kurze Einweisung, doch dann sollen sie sich den Rest selbst beibringen. Damit fehlen wichtige Informationen und die Spirale aus Unsicherheit, Stress und auch Krankheit setzt sich hier bereits in Gang.
Eine gute Einarbeitung heißt nicht nur, Aufgaben zu erklären, sondern auch:
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Ressourcen, wie Zeit bereitzustellen, die Raum für Einarbeitung bietet.
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Klare Strukturen schaffen, die Orientierung geben.
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Eine Ansprechperson bereitstellen, die jederzeit Fragen beantwortet.
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Erwartungen transparent machen, damit sich niemand hilflos fühlt.
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Schrittweise Verantwortung übertragen, statt Mitarbeiterinnen zu überfordern.
Und Führung bedeutet nicht nur Aufgaben zu übertragen, sondern Menschen zu befähigen und gezielt in ihrer Entwicklung zu unterstützen. Die richtige Einarbeitung entscheidet beim Aufbau neuer Kompetenzen über Erfolg oder Frust – und wer sein Team langfristig halten will, muss genau hier ansetzen.
Drei Schritte für eine erfolgreiche Einarbeitung
1️Strukturierter Einarbeitungsplan: Erstellt gemeinsam einen klaren Ablauf für die ersten Wochen mit festen Aufgaben-Meilensteinen. So kennt die Mitarbeiterin das Pensum und weiß immer, in welchen Teilschritt sie sich aktuell einarbeiten soll.
2️ Mentoren- oder Patensystem: Weise der Mitarbeiterin eine erfahrene Kollegin zu, die als Ansprechpartnerin fungiert und Sicherheit gibt. Es gibt in deiner Praxis niemanden, der das übernehmen kann? Dann schau je nach Thema nach externer Unterstützung, wie bei Abrechnungsfragen nach freiberuflichen ZMV´s oder einem Abrechnungsservice.
3️Regelmäßige Feedbackgespräche: Setze fixe Termine in den ersten Monaten, um Unsicherheiten zu klären, Fortschritte zu reflektieren und Unterstützung anzubieten. Ermutige deine Mitarbeiterinnen immer wieder auch kritische Punkte anzusprechen. Das Vertrauen dazu schaffst du mit einer wertschätzenden Feedbackkultur.
Lass es nicht wieder so weit kommen!
Wenn du schon erlebt hast, dass eine Mitarbeiterin deine Praxis wieder verlassen und gekündigt hat, dann war es vielleicht nicht der Job, sondern das fehlende Onboarding oder die Unterstützung bei der Einarbeitung. Nimm dir regelmäßig Zeit für Feedbackgespräche, höre zu, was deine Mitarbeiterinnen dir erzählen und reagiere. Am besten schon im Vorfeld – mit klaren Regelungen in deinem praxisindividuellen QM. So verhinderst du diese vermeidbaren Kündigungen.
Wenn du wissen und lernen möchtest, wie du eine strukturierte Einarbeitung und noch weitere hilfreiche Bindungstools in dein QM integrierst, dann komme am besten mit deinem Team in die „QMB-Führungswerkstatt“ – die QMB-Ausbildung gemeinsam mit der QM Expertin Andrea Knauber im Oktober. Nähere Informationen findest du hier und anmelden kannst du dich jetzt auch schon.
Bild: pressfoto / freepik.com
Sie wünschen sichVeränderung?
- Sie möchten mehr Leichtigkeit im Praxisalltag erleben?
- Sie wünschen sich weniger Konflikte in Ihrem Praxisteam und mehr eigenverantwortliche Mitarbeiterinnen?
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Dann nehmen Sie gerne jetzt gleich mit mir Kontakt auf – bei einem Erstgespräch können wir uns kennenlernen und besprechen, wie ich Ihnen helfen kann.
